1. Organisatie en contact
GetGrail B.V.
van Heutszsingel 2
7741 ET Coevorden
Nederland
- KvK-nummer
- 42151588
- Vestigingsnummer
- 000066567130
- Privacycontact
- support@getgrail.nl
GetGrail heeft op dit moment geen formeel benoemde functionaris voor gegevensbescherming. De directeur van GetGrail B.V. is intern verantwoordelijk voor de behandeling van privacyverzoeken en incidenten.
2. Onze twee privacyrollen
De hypotheekadviseur of het advieskantoor bepaalt waarom het dossier wordt verwerkt en welke gegevens nodig zijn. Die organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke. GetGrail verwerkt het dossier in haar opdracht en is voor die verwerking de verwerker.
GetGrail bepaalt zelf het doel en de middelen voor accounts, contract- en contactgegevens, support, beveiliging, administratie en deze openbare website. Voor die verwerkingen is GetGrail de verwerkingsverantwoordelijke.
Deze rolverdeling volgt altijd de feitelijke situatie. Wij gebruiken dossiergegevens van klanten van adviseurs niet voor eigen marketingdoeleinden of voor zelfstandig financieel advies.
3. Gegevens die GetGrail voor eigen doeleinden verwerkt
| Doel | Mogelijke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Een zakelijke overeenkomst aangaan en uitvoeren | Naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, functie, account- en contractgegevens | Uitvoering van de overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan |
| Account- en toegangsbeheer | Naam, e-mailadres, organisatie, rol, accountstatus, sessie- en beveiligingsgegevens | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij veilige toegang |
| Support en communicatie | Contactgegevens, berichtinhoud en technische context die u zelf verstrekt | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij ondersteuning |
| Beveiliging, misbruikpreventie en incidentonderzoek | Loggegevens, IP-adres, tijdstip, browser- en apparaatgegevens en beveiligingsgebeurtenissen | Gerechtvaardigd belang bij bescherming van gebruikers, gegevens en dienstverlening |
| Administratie en wettelijke verplichtingen | Contact-, contract-, factuur- en betaalgegevens | Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst |
Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dat belang af tegen uw privacybelangen. Waar toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en kunt u haar intrekken.
4. Persoonsgegevens in hypotheekdossiers
Een adviseur kan in GetGrail documenten en gegevens verwerken die nodig zijn voor hypotheekadvies en dossiervorming. Afhankelijk van het dossier kunnen dit onder meer zijn:
- identiteits-, contact- en gezinsgegevens;
- werkgever-, dienstverband-, inkomens-, pensioen- en vermogensgegevens;
- bankrekening-, schuld-, krediet-, alimentatie- en hypotheekgegevens;
- woning-, koop-, financierings- en adviesgegevens;
- identiteitsdocumenten, loonstroken, werkgeversverklaringen, bankstukken, overeenkomsten en andere bewijsstukken;
- bronverwijzingen, controles, afwijkingssignalen, opmerkingen en een auditspoor van menselijke beslissingen.
De adviseur bepaalt welke gegevens noodzakelijk zijn, op welke grondslag het dossier wordt verwerkt en hoe privacyrechten worden afgehandeld. GetGrail verwerkt deze gegevens alleen volgens gedocumenteerde instructies en de gemaakte afspraken.
GetGrail kan gegevens ordenen, inconsistenties signaleren en een concept ondersteunen. Een signaal is geen fraudevaststelling. GetGrail neemt niet zelfstandig een acceptatie-, afwijzings- of hypotheekbesluit. De bevoegde adviseur controleert en beslist.
5. Ontvangers, leveranciers en doorgifte
Persoonsgegevens worden alleen toegankelijk gemaakt voor bevoegde medewerkers en dienstverleners die noodzakelijk zijn voor hosting, beveiliging, technische verwerking, communicatie of administratie. Voor dossierverwerking worden afspraken met de opdrachtgever en, waar vereist, met subverwerkers vastgelegd.
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Als verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, moet daarvoor vooraf een geldige doorgiftegrond en passende waarborg zijn vastgelegd. Een actuele opgave van betrokken leveranciers en verwerkingslocaties kan worden opgevraagd via support@getgrail.nl.
6. Bewaartermijnen en verwijderen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verkregen, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde juridische noodzaak langer bewaren vereist.
- Hypotheekdossiers: volgens de instructies en bewaartermijnen van de adviseur of het advieskantoor. Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens teruggegeven of verwijderd volgens de verwerkersafspraken en toepasselijke verplichtingen.
- Accounts, support en beveiliging: zolang nodig voor de zakelijke relatie, ondersteuning, beveiliging, geschilafhandeling en aantoonbaarheid.
- Financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Concrete termijnen per verwerking worden in het interne verwerkings- en bewaarbeleid vastgelegd. Totdat een termijn aantoonbaar is vastgesteld, presenteren wij geen verzonnen aantal dagen of jaren.
7. Beveiliging en incidenten
GetGrail treft passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s. Voorbeelden zijn toegangsbeperking, organisatiescheiding, beveiligde verbindingen, logging, beveiligingsupdates en gecontroleerde incidentafhandeling. Alleen personen die de gegevens voor hun taak nodig hebben, behoren toegang te krijgen.
Denkt u dat persoonsgegevens onjuist zijn gebruikt, verloren zijn geraakt of onbevoegd toegankelijk zijn geworden? Meld dit direct via support@getgrail.nl. Vermeld geen kopie van een identiteitsbewijs of volledig hypotheekdossier in een gewone e-mail.
8. Uw privacyrechten
Voor verwerkingen waarvoor GetGrail verantwoordelijk is, kunt u onder meer verzoeken om informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van uw gegevens of bezwaar tegen een verwerking. U kunt toestemming altijd intrekken. Niet ieder recht geldt in iedere situatie.
Stuur uw verzoek naar support@getgrail.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dat nodig is om uw identiteit veilig vast te stellen. Een verzoek is in beginsel kosteloos en wordt binnen de wettelijke termijn behandeld.
Gaat uw verzoek over een hypotheekdossier van een adviseur? Neem dan bij voorkeur rechtstreeks contact op met die adviseur of het advieskantoor. GetGrail ondersteunt die organisatie waar nodig bij de afhandeling.
Komt u er niet met ons of de verantwoordelijke adviseur uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of naar de bevoegde rechter gaan.
10. Wijzigingen in deze verklaring
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie, ingangsdatum en wijzigingsdatum staan bovenaan deze pagina. Belangrijke wijzigingen worden waar passend via de dienst of rechtstreeks aan zakelijke gebruikers gemeld.